El arte de presupuestar: distintas técnicas para tener bajo control las cuentas de la empresa

Arranca el nuevo año y con él, en muchas empresas se pasa página para empezar a trabajar con el presupuesto del nuevo ejercicio. Se trata de una herramienta fundamental para toda aquella empresa que aspire a tener los gastos bajo control y llegar a diciembre con la cuenta de resultados en positivo, haciendo que el negocio sea rentable.

Hacer un presupuesto no es fácil, sino que requiere dedicación para su elaboración y un consenso por los órganos de dirección de la empresa, para su ejecución. Hay muchas maneras de hacer un presupuesto, habiendo auténticos artistas en la materia que lo convierten en el arte de presupuestar.

Técnicas para hacer un presupuesto con éxito en la empresa

Hacer un presupuesto es una tarea necesaria para que las cuentas de la empresa estén bajo control y así poder tomar decisiones que lleven a que el negocio sea rentable. A continuación, te contamos diferentes técnicas para hacer un presupuesto con éxito:

Estimación pura

Es una de las técnicas más habituales a la hora de hacer un presupuesto, dada su simpleza. Se define un objetivo que se toma como base para desglosar los ingresos y gastos que van a requerirse para su consecución a lo largo del ejercicio, utilizando valores de tarifas y costes estándar y sin entrar en detalle de escenarios y probabilidades.

Al ser una estimación “de arriba hacia abajo” (top-bottom), existe el riesgo de que alguna partida no sea identificada y, dependiendo de su tamaño, se pueda producir una desviación de mayor o menor consideración.

Estimación por escenarios

Una estimación más avanzada es la que tiene en cuenta diferentes escenarios para la confección del presupuesto. Como mínimo, se pueden plantear dos situaciones posibles, una pesimista en la que las ventas no alcancen el nivel deseado y otra optimista en la que se venda por encima de lo esperado. Así, se puede conseguir que la empresa esté mejor preparada para la toma de decisiones y, en caso de que las ventas no vayan bien o los gastos se disparen, se pueda pasar de un escenario no deseado a uno en el que al final del ejercicio se consiga la rentabilidad deseada.

Esta estimación por escenarios cobra mucha importancia en negocios que dependen de factores externos como el precio del barril de petróleo, el tipo de cambio frente a una divisa extranjera y otros que pueden ser muy volátiles y que podrían poner al negocio en un aprieto si se desvían demasiado. Si se quiere, incluso se podría llegar a hacer un test de estrés del negocio, estudiando los escenarios más desfavorables que se podrían dar en función de los factores clave.

¿Hasta qué incremento en el precio de una materia prima clave podría aguantar tu empresa? ¿Cuánto podría caer el precio del petróleo para que el negocio fuera sostenible?

Estimación probabilística

Hay quien va más allá y se plantea aplicar a cada escenario una probabilidad de ocurrencia, para así tomar la decisión de qué presupuesto tomar como base y trabajar en consecuencia. No hace falta aplicar un gran conocimiento matemático, sino aplicar más bien la experiencia y el sentido común, para poder aproximar el modelo lo máximo posible a la realidad.

También se pueden aplicar datos de fuentes externas, pero siempre con cuidado para no dejarse llevar por una corriente infundada de optimismo o pesimismo, que pueda llevar a hacer una estimación errónea. Hay que tener en cuenta que hay muchos pseudo-estudios, notas de prensa y folletos que se publican con intereses para nada objetivos, fuentes que hay que evitar a toda costa porque no aportan valor a la estimación.

Estimación lineal

Hay empresas que han hecho el ejercicio de calcular el presupuesto con detalle una vez y, a partir de ahí, cada año toman como base el del anterior y aplican un coeficiente para adaptarlo al alza o a la baja. Se trata de un sistema que puede funcionar, pero que muchas veces acaba derivando en que el presupuesto no sirve, dado que se convierte en una caja negra que nadie entiende y que puede ocultar en sus entrañas importantes ineficiencias.

Esta práctica puede valer, pero siempre entendiendo lo que se está presupuestando y el origen del cálculo de cada partida de ingresos y gastos, para evitar sorpresas y que haya algunas áreas que puedan ir muy justas y otras que ejercicio tras ejercicio tengan a su disposición una serie de recursos que no deberían porque no contribuyen a que la empresa obtenga la rentabilidad deseada.

Lo que sí que resulta extraño es que una empresa mantenga el presupuesto año tras año, dado que difícilmente se van a mantener los gastos y las ventas iguales. Si esto sucede, significa que no se está poniendo todo el empeño en la realización del presupuesto y que se está dejando de lado la importancia que una herramienta de este calibre tiene para el negocio.

Estimación colaborativa

Hay empresas que para hacer el ejercicio de calcular un presupuesto solicitan la ayuda de clientes y proveedores, para disponer de información más precisa de los pedidos que van a recibir y de la capacidad que tendrán sus proveedores de servir y cuánto les costará. Este tipo de prácticas permiten que todos ganen, dado que el cliente ayuda a asegurar que se le va a entregar su mercancía en los términos pactados y el proveedor pone la primera piedra para asegurar el negocio a lo largo del ejercicio.

Obviamente, no todas las empresas pueden hacer un ejercicio de estas características (por ejemplo, es algo impensable en un restaurante porque no le puede preguntar a los clientes si van a ir o no cada día y qué van a comer), pero sí que puede interesar para otro tipo de negocios con una relación más directa con los clientes o en aquellos que pueden plantear el ejercicio aunque sea a una parte de la cartera (por ejemplo, el restaurante puede tantear a los clientes fijos que hacen comidas de empresa o eventos periódicos).

Buenas y malas prácticas a la hora de hacer un presupuesto

Para hacer un buen presupuesto basta con aplicar una metodología, como alguna de las indicadas en el apartado anterior, sin entrar en grandes alardes matemáticos que requieran ir más allá de sumar, restar, multiplicar y dividir. No porque su cálculo sea más complejo se va a tener un mejor presupuesto, sino que más bien muchas veces sucede lo contrario. A este objetivo de tener un presupuesto sencillo y ordenado, la herramienta ideal para la pyme común es la hoja de cálculo, habiendo algunas más avanzadas en sistemas de gestión integrados que pueden resultar más atractivas para las empresas más grandes.

A mayor grado de complejidad, mayor dificultad habrá para que se entienda el modelo de elaboración del presupuesto y el resultado obtenido, por tanto, más complicado será para la organización conseguir que las personas lo entiendan y lo sigan, teniendo como objetivo fundamental su cumplimiento. Este es uno de los grandes males que suceden en algunas empresas, en las que el presupuesto pierde toda la importancia que tiene al no comprender las personas el proceso de elaboración.

No hay peor cosa que tener un presupuesto “caja negra”, es decir, un conjunto de cifras que nadie entiende y que se dan por buenas sin ser cuestionadas. Un presupuesto debe ser vapuleado antes de ser aprobado, no se puede dar por bueno a la primera sin haberlo revisado y aclarado en qué se va a gastar el dinero y cuánto se va a ingresar por cada línea de negocio.

Este proceso no debería dilatarse mucho y lo ideal es que quedara listo en diciembre para que el arranque del nuevo año no suponga una presión añadida por no disponer del nuevo presupuesto, ya que esto puede llevar a que se tome la decisión de aprobarlo “porque sí”, “porque ya no queda más remedio o, si no, no sale”, sin que esté lo suficientemente maduro. Hay empresas que hasta marzo no tienen aprobado el presupuesto y esto es un error garrafal, dado que implica que durante el primer trimestre se ha trabajado sin un rumbo claro y sin saber el impacto de las decisiones que se han tomado y de las que se han dejado por tomar.

Presupuestar es un arte y siempre resulta difícil acertar, pero no por ello no hay que darle la importancia a la realización de un buen presupuesto y su seguimiento para que sea el soporte de la toma de decisiones. Una empresa sin presupuesto es como un barco sin cartas de navegación.

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