En diversos sectores es habitual que nuevos clientes potenciales deseen probar el producto antes de realizar su primer pedido. En ese caso, el exportador puede enviar muestras del producto, bien a determinados clientes específicos, o para exponer y mostrarlo en un feria o evento promocional internacional.
Lo mismo ocurre cuando la empresa que desea exportar busca un distribuidor en el mercado de destino para la comercialización de sus productos allí. Los potenciales distribuidores o agentes pueden precisar muestras comerciales para llevar a cabo su actividad comercial.
En términos de logística y documentaciónrequerida, así como del tratamiento fiscal o aduanero, el envío de muestras gratuitas difiere de la expendición de productos para su posterior venta en el mercado de destino. Además, en el caso de las ferias u otras situaciones en las que las muestras posteriormente retornan al país del exportador, ha de seguirse un proceso específico, para la admisión temporal de mercancías y ha de acompañarse del Cuaderno ATA si se trata de un país que lo admite.
Veamos cuáles son estos requisitos, en qué consiste el Cuaderno ATA y ciertos aspectos esenciales para el adecuado envío de las muestras.
Algunos requisitos para el envío de muestras
El envío de muestras ha de ir acompañado de una factura proforma en la que se refleje el tipo de mercancía y otras características del contenido de ese envío, con la siguiente inscripción “muestras sin valor comercial, no aptas para la venta”. Una inscripción que figurará en inglés o en los idiomas del país de origen y destino.
Además, el exportador ha de informarse, a través del operador logístico que utilice para hacer el envío y, en su caso, de la empresa destinataria de las muestras, sobre otros documentos necesarios. No obstante, hay que indicar que las exigencias documentales son menores que en el caso de exportaciones.
Por otra parte, no hay que olvidar que en función del medio de transporte utilizado, el destino y el tipo de producto, han de utilizarse los envases, embalajes y etiquetado apropiados.
Además, es importante informar al destinatario de las muestras sobre cuándo se va a proceder al envío, para garantizar su recogida y cumplir con el objetivo del exportador, de dar a conocer su producto de cara a conseguir ventas en el exterior.
El Cuaderno ATA
El cuaderno de admisión temporal de mercancías o cuaderno ATA facilita el envío de muestras comerciales que hayan de retornar al país de origen posteriormente, ya que el profesional que traslade las muestras podrá acceder y salir del país de destino presentando este documento en Aduanas; siempre y cuando dicho país admita el cuaderno ATA.
Bajo el régimen de admisión temporal de mercancías también se podrán mover las muestras entre distintos territorios aduaneros, evitando llevar a cabo los trámites de exportación e importación temporal en cada uno de ellos.
Cabe señalar que el cuaderno ATA es expedido por las Cámaras de Comercio y tiene una validez de un año.
Aspectos clave
En el proceso de envío de muestras es importante prestar atención a una serie de aspectos para alcanzar los objetivos perseguidos por el exportador con este envío. En este sentido, la empresa exportadora ha de asegurarse que las muestras responden a las prestaciones y calidad real del producto, y que por el hecho de entregarse de forma gratuita no son versiones de peor calidad.
Por otra parte, como ya se comentaba anteriormente, hay que conocer las exigencias en cuanto a envases, embalajes y etiquetado necesarios para el tipo de producto de la empresa y el envío internacional que va a realizarse, de tal forma que el producto llegue a destino en buenas condiciones y pueda hacerse el uso previsto para el mismo, como si de una exportación de producto final se tratase. Además hay que evitar que se produzcan retrasos en la entrega de las muestas derivados de las dificultades de identificación de las mismas, por no llevar el etiquetado y/o ir acompañadas de la documentación pertinente.
El envío de muestras puede suponer la toma de contacto, por parte del exportador, con las necesidades que exige el envío de sus productos a un determinado mercado. Si bien ayuda a familiarizarse con el proceso de exportación, por el hecho de tratarse de muestras comerciales las exigencias y procedimientos no son idénticos a los correspondientes a ventas directas. Con todo, no hay que descuidar ningún detalle, para que la entrega de las muestras en destino se produzca adecuadamente y se cumpla con el objetivo comercial previsto.
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