Dedicar tiempo de trabajo para asistir y participar en eventos es una vía interesante para captar clientes. A poco que uno se ponga a buscar, no resulta complicado encontrar algún sarao en el que se reúnan los principales actores de un sector concreto y al que, por tanto, merezca la pena asistir para tomar el pulso del mercado y, por qué no, para vender.
A continuación, se plantean algunas recomendaciones para captar clientes en un evento de manera eficaz:
- Elaborar un plan detallado: toda batalla requiere una planificación previa y la de la captación de clientes en un evento, también. Es importante enterarse del formato del evento, de las acreditaciones o invitaciones que serán necesarias, de las personas y los perfiles profesionales que acudirán a las sesiones, entre otros. En definitiva, se trata de estudiar todo lo que se espera que ocurra durante el evento para elegir los perfiles a los que se quiere «atacar», estableciendo prioridades, los lugares y momentos óptimos para llegar a cada cliente.
- Trabajar en equipo: para vender en un evento se necesita tiempo, así que hay que plantearse el número personas que serán necesarias para atender a los clientes a los que se quiere tratar durante el mismo. Si estos asisten a presentaciones y otros puntos marcados en el programa, su tiempo también será limitado y lo normal es que haya que hacer un esfuerzo concentrado en determinados momentos. Una persona puede que no sea suficiente para aprovechar las escasas ventanas que se presenten para llegar a los clientes.
- Tantear el alcance del contacto: las personas que acuden a un evento lo hacen con intereses variados. Si estamos pensando en ir a vender, hay quien puede ir a comprar, a ver cómo está el estado del arte de un sector determinado, a conocer y a relacionarse con otra gente del sector e incluso los hay que van a «pasar el rato» sin más. Si se intenta vender, hay que tantear el alcance del contacto para no convertirse en un elemento discordante, vamos, lo que se dice un pesado, y molestar a los asistentes. De la misma manera que puede molestar el envío de un email publicitario, un cliente se puede sentir incómodo si se le atosiga durante un evento con un discurso comercial. A veces es mejor intentar sólo abrir una puerta y dejar una tarjeta rápidamente buscando seguir en otro momento más oportuno, que intentar llegar más lejos y causar una primera impresión negativa que haga inútil cualquier esfuerzo posterior.
- Buscar el contacto previo: analizar la lista de asistentes y marcar prioridades para determinar aquellos a los que se quiera ver sí o sí es una manera de hacer más eficiente la presencia en un evento. En algunos casos, puede venir bien el contacto previo con aquellos a los que interesa amarrar un conctacto, con la idea de poder asegurar que se va a poder captar su atención durante un rato en el evento. Una llamada de teléfono, un email, un mensaje a través de Linkedin, en principio vale cualquier canal siempre que no se atosigue al cliente potencial o se pueda ver el contacto como una acción de spam, que bien podrían provocar el efecto contrario al deseado y conseguir que el potencial cliente dé esquinazo al «comercial pesado».
- Valorar elementos de apoyo a la venta: en algunos eventos como ferias y congresos, se pueden contratar elementos que ayudan a la venta, en forma de stand, patrocinios y colaboraciones en distintos formatos. Normalmente suelen disponerse unas tarifas por el espacio ocupado y los medios utilizados (electricidad, wifi, personal, entre otros), las cuales hay que intentar negociar y valorar si compensa o no pagar por estos servicios. A veces resulta que son tan altas que no merece la pena gastar dinero en esos servicios, sino apostar por otra estrategia como llevar a más personal de la empresa para intentar captar negocio «por los pasillos».
- Conseguir visibilidad a coste cero: para conseguir captar clientes es interesante cualquier estrategia que permita conseguir visibilidad y ser el foco de ateción durante un determinado momento. Una manera de lograrlo es la de ofrecer a la organización del evento ocupar un espacio de tiempo con una presentación, un debate, una mesa redonda o cualquier otro montaje que pueda resultar de interés a los asistentes al evento y que a la organización le venga bien. De esta manera, se asegura la presencia de la marca en la web, dossiers y otros soportes informativos del evento y se consigue una oportunidad de agradar al público, incluidos los clientes potenciales.
A modo de conclusión, se pueden resumir todos los puntos anteriores en que la clave para captar clientes en un evento está en saber buscarse la vida para llegar a ellos. Planificar, priorizar, intentar «colarse» en el programa con los recursos disponibles, trabajar en equipo, son algunas de las herramientas al alcance de cualquier comercial. Generar una serie de buenas primera impresiones, es el inicio de una venta satisfactoria.
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